CASE HISTORY
Digitalizzazione e Automazione dei Processi: il Caso di una Multinazionale Industriale
In un contesto in cui l’efficienza e la velocità sono essenziali, un’importante multinazionale del settore automotive, con oltre 25.000 dipendenti, 50 sedi distribuite in tutto il mondo e un fatturato che supera i 12 miliardi di euro, ha scelto di innovare radicalmente un processo che, fino a quel momento, era manuale, caotico e vulnerabile.
Il compito: ottimizzare la gestione delle approvazioni delle campagne marketing, trasformando un sistema disorganizzato in un flusso digitale sicuro e scalabile.
L’Obiettivo
L’azienda aveva bisogno di migliorare tre aspetti fondamentali del processo di approvazione delle campagne:
- Velocità di esecuzione – Ridurre il tempo necessario per l’approvazione, eliminando i ritardi causati dalla gestione manuale dei dati.
- Tracciabilità delle decisioni – Garantire che ogni approvazione fosse visibile e monitorabile in tempo reale.
- Sicurezza dei dati – Eliminare il rischio di errori manuali, modifiche non autorizzate e perdite di informazioni.
Il Contesto
Ogni campagna marketing richiede l’approvazione di diverse figure aziendali, tra cui responsabili di dipartimenti, team commerciali e analisti finanziari. I parametri da considerare per ciascuna approvazione sono complessi, includendo:
- Obiettivi commerciali e prodotti coinvolti.
- Scontistiche, previsioni di vendita e impatti sui margini.
- Decine di approvatori, variabili a seconda delle specifiche della campagna.
Un processo così articolato richiede efficienza, ma anche grande attenzione ai dettagli. Tuttavia, il sistema precedente non riusciva a gestire questa complessità in modo efficace.
I Limiti della Soluzione Precedente
Il sistema di approvazione preesistente era basato sull’uso di file Excel, inviati via email tra i vari approvatori. Questo approccio comportava numerosi problemi:
- Nessuna validazione dei dati – Gli errori manuali erano frequenti, e i dati errati venivano facilmente trasmessi senza essere rilevati.
- Sicurezza a rischio – I file Excel erano modificabili da chiunque, senza alcun controllo sull’integrità dei dati.
- Mancanza di visibilità e tracciabilità – Non c’era modo di sapere in tempo reale dove si trovasse una richiesta o se fosse stata dimenticata.
- Sovraccarico di email – Le richieste venivano inviate e rispedite in continuazione, creando confusione e duplicazioni.
Un tentativo di miglioramento prevedeva l’introduzione della firma manuale dei documenti, ma questo non fece altro che aumentare i tempi di attesa, senza risolvere i problemi alla radice.
La Soluzione Ferraguti Engineering
Abbiamo progettato una soluzione completamente digitale, basata su Microsoft 365, che ha rivoluzionato il processo di approvazione. Ecco come:
- SharePoint Online – Abbiamo creato un archivio centralizzato e sicuro per le richieste di approvazione. Ogni dato è conservato in un’unica copia, facilmente accessibile e protetto da accessi non autorizzati.
- Power Apps – Una piattaforma personalizzata per l’inserimento delle richieste. Gli utenti possono inserire le informazioni in modo semplice e intuitivo, riducendo al minimo il rischio di errori.
- Power Automate – L’automazione completa del flusso di approvazione: dalle notifiche agli approvatori alla validazione dei dati, ogni passo è gestito automaticamente, riducendo al minimo l’intervento manuale e i tempi di attesa.
I Vantaggi Concreti della Nuova Soluzione
- Tracciabilità e reportistica in tempo reale – Ogni fase del processo è monitorata in tempo reale, con report facili da consultare.
- Validazioni automatiche – Gli errori manuali sono praticamente eliminati, grazie a validazioni automatiche su ogni dato inserito.
- Notifiche mirate – Ogni approvatore riceve solo le notifiche rilevanti per lui, evitando il sovraccarico di email.
- Accessi controllati e interfaccia standard – I dati sono protetti e l’interfaccia è intuitiva, rendendo la soluzione facilmente scalabile e replicabile.
- Tecnologia Low-Code – La piattaforma è facilmente adattabile e può evolvere insieme alle necessità aziendali.
Il Nuovo Flusso di Approvazione
Il nuovo sistema gestisce fino a 16 step approvativi, che vengono costruiti dinamicamente in base ai parametri della campagna. Ogni step è validato, monitorato e notificato automaticamente, con un completo storico delle approvazioni a disposizione in ogni momento.
Inoltre:
- Dashboard dedicate per monitorare lo stato di ogni richiesta in tempo reale.
- Dati conservati in singola copia, non modificabile, per garantire l’integrità delle informazioni.
I Risultati dopo 12 Mesi
A distanza di un anno dall’implementazione, i risultati sono stati straordinari:
- 190+ richieste gestite con il nuovo sistema.
- 120+ approvazioni completate.
- Tempo medio di approvazione ridotto a 2,08 giorni.
- 77,5% delle richieste approvate nello stesso giorno.
- Solo 3 richieste hanno superato i 50 giorni (1,5%).
Tutti i dati sono ora accessibili per analisi e miglioramento continuo, con una visibilità senza precedenti su ogni fase del processo.
SPS ITALIA 2024
Questo progetto è stato selezionato dal Consiglio Nazionale degli ingegneri e presentato a SPS Italia 2024 e pubblicato su Industry 5.0!
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Digitalizzazione e Automazione della Gestione Documentale
Un’importante multinazionale del settore industriale (50+ sedi, 25.000+ dipendenti, 12+ miliardi di fatturato) ha avviato un progetto di ottimizzazione dei flussi di approvazione per le campagne marketing, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, la tracciabilità e la sicurezza dei processi decisionali.
Analisi del Processo
L’approvazione delle campagne si basa su parametri chiave come:
- Obiettivi della campagna, prodotti e dipartimenti coinvolti.
- Struttura degli sconti, previsioni di vendita e impatti sui margini.
- Un elevato numero di utenti coinvolto nell’approvazione, variabili in base ai parametri inseriti.
Soluzione Precedente
Il processo prevede che la richiesta di approvazione sia valutata in base a:
- Scopo della campagna, prodotti e dipartimenti coinvolti.
- Scontistiche applicate, previsioni di vendita e margini.
L’approvazione viene effettuata dai responsabili dei dipartimenti coinvolti, determinati dinamicamente sulla base di specifiche metriche. Originariamente, le richieste avvenivano tramite un file Excel contenente i dati della campagna e la lista degli approvatori. Questo file veniva poi revisionato e approvato direttamente.
Limiti della Soluzione Precedente
- Assenza di validazioni → Possibili errori manuali nei dati inseriti.
- Mancanza di sicurezza → Modificabilità del file da parte di qualsiasi destinatario.
- Scarsa tracciabilità → Difficoltà nel monitorare lo stato dell’approvazione.
- Comunicazione dispersiva → Utilizzo delle email con proliferazione di versioni duplicate.
Un primo tentativo di miglioramento prevedeva la stampa e la firma manuale dei documenti, introducendo ulteriori ritardi nel processo.
La Nostra Soluzione
Prima del nostro intervento, il processo veniva gestito tramite file Excel contenenti i dettagli della campagna e l’host degli approvatori.
I File venivano continuamente scambiati via e-mail come allegati.
- SharePoint Online come repository centralizzato per i dati.
- Power Apps per la gestione e l’inserimento delle richieste di approvazione.
- Power Automate per l’automazione del flusso di approvazione e delle notifiche.
Vantaggi della Nuova Soluzione
- Tracciabilità e reportistica in tempo reale → controllo reale dello stato delle approvazioni.
- Integrazione con il dominio Microsoft → controllo degli accessi e della modificabilità dei dati.
- Interfaccia e strutture dati standardizzate → Sviluppo rapido e scalabile grazie alla tecnologia Low-Code.
- Automazione completa del flusso approvativo → Notifiche mirate e riduzione degli errori manuali.
In questo modo, l’attenzione si è focalizzata sulle logiche di business e di approvazione, permettendo così di realizzare un sistema efficiente e affidabile.
Struttura del Flusso di Approvazione
Il processo di approvazione può comprendere fino a 16 step, determinati da parametri dinamici.
Il flusso ha permesso di introdurre:
- Validazioni automatiche su dati, soglie e utenti coinvolti, eliminando errori manuali.
- Sequenzialità delle approvazioni con notifiche attivate solo quando necessario.
- Dashboard dedicata per il monitoraggio dello stato delle richieste e la riduzione dei tempi di attesa.
Risultati a un Anno dall’Implementazione
- 190+ richieste di approvazione inserite
- 120+ approvate
- 2,08 giorni di media per l’approvazione
- 92 richieste approvate il giorno stesso (77,5%)
- 27 approvate entro 10 giorni (22,5%)
- 3 approvate oltre i 50 giorni (2,5%)
Tutti i dati sono sempre disponibili in singola copia, non modificabile e possono essere utilizzati per analisi, statistiche e consultazione.