L’Obiettivo

Il cliente non chiedeva “una rivoluzione” ma una trasformazione fluida in continuità con le abitudini consolidate.  

In particolare: 

• Mantenere la logica tabellare del file Excel ma con accessi profilati. 

• Automatizzare il flusso di raccolta dati e ridurre gli errori. 

• Aggiungere trasparenza per i reparti coinvolti (logistica, area manager, negozi). 

• Garantire una visione centralizzata e aggiornata in tempo reale. 

• Digitalizzare anche la parte di organizzazione del giro camion. 

Il Contesto

Il meccanismo era questo: 

• La logistica inviava un file Excel vuoto agli area manager che lo inoltravano ai negozi. 

• I negozi compilavano solo la propria riga e restituivano il file. 

• L’area manager raccoglieva i file, li controllava e li inviava di nuovo alla logistica. 

• La logistica riunificava i dati, evidenziando in rosso i campi incompleti e iniziava a pianificare il ritiro fisico (detto “giro camion”). 

La Soluzione della Ferraguti Engineering

Abbiamo progettato e realizzato un’applicazione aziendale basata su SharePoint Online, con componenti personalizzati sviluppati in SPFx (SharePoint Framework) e utilizzando AG Grid per una visualizzazione dati avanzata e user-friendly.

Funzionalità principali

Portale unificato e personalizzato per i ritiri

• Per ogni “ritiro” stagionale viene creata una vista dedicata, con numero di settimana e data.
• Gli utenti possono accedere solo alle visualizzazioni pertinenti al proprio ruolo.

Accessi profilati e sicuri

• I negozi visualizzano solo la propria riga e possono modificarla (es. quantità da restituire).
• Gli area manager vedono i negozi di loro competenza, in sola lettura.
• La logistica ha accesso completo e può intervenire solo sui campi di propria competenza.

Periodo di apertura/chiusura controllato

• Ogni ciclo ha una finestra temporale definita.
• In prossimità della scadenza vengono inviati automaticamente reminder email ai negozi non ancora compilanti.

Gestione del giro camion

• Una sezione del portale consente alla logistica di organizzare il ritiro fisico della merce, associando ogni negozio a un mezzo e ottimizzando i percorsi.

Pulizia e riutilizzo

• A fine ciclo, i dati vengono archiviati, e sono utilizzabili per interrogazioni attraverso qualsiasi sistema di Business Intelligence (nonché Power BI)
• Il sistema è quindi pronto per una nuova sessione di ritiri, senza sovrapposizione di dati, riducendo al minimo gli errori.

Approccio tecnico

Architettura

• Microsoft 365 SharePoint Online come piattaforma di base.
• SPFx (SharePoint Framework) per la creazione di webpart personalizzate e interfacce utente dinamiche.
• AG Grid per la gestione della tabella dati, con funzionalità avanzate come:
  • filtro per colonna,
  • modifica inline controllata,
  • evidenziazione celle mancanti o errate.

Accessi e permessi

• Gestione dinamica dei permessi basata su gruppi M365:
  • Gruppo “Logistica” con pieno accesso.
  • Gruppo “Area Manager” con accesso in sola lettura filtrato per area.
  • Un gruppo per ciascun punto vendita, con accesso in scrittura solo ai dati di pertinenza.

Automazione e reminder

• Utilizzo di Power Automate per:
  • invio reminder automatici ai negozi per segnalare le deadline per la raccolta dati,
  • creazione e archiviazione automatica dei dati di ogni ritiro,
  • generazione di log operativi per ogni aggiornamento (audit trail).

Conclusione  

Questo progetto dimostra come Microsoft 365, se ben personalizzato, può diventare una vera piattaforma applicativa non solo un sistema documentale. 

Con strumenti come SharePoint Online, SPFx, GGrid e Power Automate è possibile digitalizzare processi complessi senza dover cambiare le abitudini operative del cliente. Basta guidare la trasformazione con attenzione alle persone e alle reali esigenze.