CASE HISTORY
Digitalizzazione e Sicurezza nelle Approvazioni delle campagne Marketing
L’Obiettivo
Il nostro cliente, una multinazionale leader nel settore automotive con oltre 25.000 dipendenti e una presenza globale in 50 sedi, si è trovata di fronte alla necessità di ottimizzare il proprio processo di approvazione delle campagne marketing. La gestione manuale, dispersiva e vulnerabile non garantiva più l’efficienza richiesta da un’organizzazione di queste dimensioni.
Velocità di esecuzione
L’obiettivo principale era ridurre i tempi di approvazione, eliminando ritardi dovuti alla gestione manuale.
Tracciabilità delle decisioni
Si voleva assicurare la piena visibilità e il monitoraggio in tempo reale di ogni fase approvativa.
Sicurezza dei dati
Era fondamentale eliminare rischi di errori manuali, accessi non autorizzati e perdite informative.
Il Contesto
Le campagne marketing dell’azienda coinvolgono molteplici stakeholder: responsabili di dipartimento, team commerciali e analisti finanziari. Ogni approvazione richiede la valutazione di parametri numerosi, complessi e variabili in base al prodotto. Questa complessità richiedeva un sistema efficiente e dettagliato, ma la soluzione precedente non era in grado di rispondere a queste esigenze.
Obiettivi commerciali e prodotti coinvolti.
Scontistiche, previsioni di vendita e impatti sui margini.
Decine di approvatori, diversi per ogni campagna.
I Limiti della Soluzione Precedente
Prima del nostro intervento il processo si basava semplicemente su file Excel condivisi tramite email tra gli approvatori. Questo metodo presentava numerosi svantaggi:
Nessuna validazione dei dati
Errori manuali frequenti e dati errati trasmessi senza controllo.
Sicurezza a rischio
I file erano modificabili da chiunque, senza garanzie sull’integrità.
Mancanza di visibilità e tracciabilità
Impossibile verificare lo stato delle richieste in tempo reale.
Sovraccarico di email
Duplicazioni e confusione causate dalla continua circolazione di richieste.
La Soluzione Ferraguti Engineering
Abbiamo sviluppato una soluzione digitale fondata su Microsoft 365, capace di rivoluzionare il processo di approvazione:
SharePoint Online
Archivio centralizzato e sicuro, con datiprotetti, autenticazione integrata e accessi granulari.
Power Apps
Piattaforma intuitiva per l’inserimento delle richieste, riducendo errori.
Power Automate
Automazione completa del flusso: notifiche, validazione e monitoraggio automatici.
I Vantaggi Concreti della Nuova Soluzione
Tracciabilità in tempo reale
Monitoraggio costante e report sempre aggiornati e disponibili.
Validazioni automatiche
Eliminazione degli errori manuali grazie a controlli automatici.
Notifiche mirate
Ogni approvatore riceve solo le notifiche pertinenti, evitando sovraccarichi.
Accessi controllati e interfaccia standard
Dati protetti e interfaccia intuitiva per una soluzione scalabile.
Il Nuovo Flusso di Approvazione
Il nuovo sistema gestisce fino a 16 step approvativi, costruiti dinamicamente in base ai parametri di ciascuna campagna; ogni step viene validato, monitorato e notificato in modo automatico, mantenendo lo storico dei dati e rendendolo disponibile per qualsiasi analisi.
La presenza di dashboard dedicate permette il monitoraggio in tempo reale dello stato di ogni richiesta.
Tutti i dati, i log delle approvazioni, e lo storico delle modifiche sono conservati in singola copia, non modificabile, a tutela dell’integrità delle informazioni.
I Risultati dopo 12 Mesi
A dodici mesi dall’adozione della nuova piattaforma, i risultati parlano chiaro:
Richieste gestite con il nuovo sistema
190+
Approvazioni completate
120+
Tempo medio di approvazione (giorni)
2
Richieste approvate in meno di 24 ore
77,5%
Solo 3 richieste hanno superato i 50 giorni (1,5%) per essere approvate.
Tutti i dati sono ora disponibili per analisi e miglioramento continuo, offrendo una visibilità completa su ogni fase del processo.