CASE HISTORY
Raccolta Dati sulla Sostenibilità Aziendale
Il Contesto
Questo caso di studio analizza il percorso di digitalizzazione della raccolta dati sulla sostenibilità aziendale intrapreso da una multinazionale farmaceutica, caratterizzata da un fatturato annuo di circa 3,4 miliardi di euro (2024), 6.500 dipendenti dislocati in 31 Paesi e un portafoglio di oltre 4.000 brevetti internazionali.
L’esigenza strategica era dotarsi di un sistema centralizzato, scalabile e sicuro, capace di gestire in modo strutturato le informazioni sulla sostenibilità provenienti dalle diverse sedi globali, superando le inefficienze e i rischi legati ai metodi tradizionali. Le grandi aziende si trovano spesso a dover gestire un’enorme mole di dati raccolti da sedi differenti e validati da numerosi responsabili.
La gestione tradizionale tramite file Excel comporta tempi lunghi, rischi di perdita e duplicazione dei dati, difficoltà di tracciamento e problemi di compliance. Gli IT manager e CIO devono oggi affrontare sfide cruciali: migliorare efficienza, sicurezza, qualità e governance, garantendo scalabilità e conformità alle normative.
Lo Scenario di Partenza
Storicamente, la raccolta dati avveniva tramite l’invio di file Excel ai referenti di sede, che successivamente li inoltravano ai responsabili della sostenibilità. L’analisi e l’aggregazione dei dati venivano effettuate manualmente, sfruttando tabelle pivot e strumenti di calcolo locali. Questo approccio presentava diverse criticità:
Proliferazione dei file
Gestione frammentata con numerosi file scambiati via email, causando duplicazioni, e perdita di informazioni critiche.
Nessuna visibilità
Assenza di un controllo centralizzato sulle tempistiche di raccolta, con difficoltà nel monitorare lo stato di avanzamento della raccolta dati.
Mancanza di automazioni
Processo totalmente manuale, senza notifiche automatiche né feedback strutturati per gli utenti coinvolti.
Problemi di governance
Dati privi di uno storico centralizzato, senza tracciabilità né meccanismi di validazione, con conseguenti criticità in termini di sicurezza.
Obiettivi Del Progetto
L’azienda ha definito una serie di obiettivi tecnici e operativi:
Centralizzare la raccolta e la gestione dei dati
Garantire sicurezza, tracciabilità e segregazione dei dati, con accessi differenziati per utenti, coordinatori e responsabili.
Automatizzare i workflow di raccolta, validazione e aggregazione delle informazioni.
Implementare strumenti di analisi avanzata e reporting, a supporto delle decisioni strategiche sulla sostenibilità.
La Soluzione Ferraguti Engineering
Abbiamo quindi progettato e implementato per l’azienda una piattaforma integrata su Microsoft 365 con l’obiettivo di risolvere definitivamente le criticità che il sistema tradizionale presentava, grazie ad un sistema user friendly, automatizzato e centralizzato.
SharePoint Online
Garantisce la centralizzazione dei dati, con politiche di sicurezza avanzate, versioning automatico, segregazione degli accessi e disponibilità permanente dello storico, riducendo i rischi di perdita e sovrascrittura. La struttura tabulare permette una gestione efficiente anche di grandi volumi di informazioni.
SPFx
Permette la personalizzazione dei form di raccolta, integrando validatori di range, formato e obbligatorietà, nonché calcoli in tempo reale. Gli utenti possono salvare dati in modalità bozza, riducendo il rischio di errori e semplificando il processo di inserimento. Il form consente anche la tracciabilità di tutte le modifiche, a garanzia della compliance e dell’accountability.
Power Automate
Consente l’automazione dei processi, inviando notifiche mirate agli utenti responsabili, gestendo le scadenze e attivando workflow personalizzati per la validazione e il controllo dei dati. L’integrazione con SharePoint elimina completamente la gestione manuale delle tempistiche e delle comunicazioni
Power bi
Offre analisi avanzate e reporting preconfigurati o personalizzati, aggregando i dati raccolti in tempo reale e fornendo dashboard interattive a responsabili e manager. Gli strumenti di business intelligence migliorano la qualità delle decisioni, permettendo proiezioni, conteggi e confronti dettagliati su base storica.
I Benefici Tangibili della Nuova Soluzione
Efficienza
Riduzione del 70% dei tempi di raccolta e validazione dei dati, grazie all’automazione e alla centralizzazione.
Sicurezza
Eliminazione del rischio di duplicazione, perdita o sovrascrittura dei dati; tutti i dati sono protetti da policy di accesso e versioning.
Qualità
Diminuzione degli errori di inserimento del 70%, grazie ai validatori automatici e ai controlli in tempo reale.
Governance
Tracciabilità completa delle modifiche, storico permanente e segregazione degli accessi, in linea con i principi di accountability e compliance.
