CASE HISTORY
La gestione digitale degli invenduti stagionali
L’Obiettivo
Nel corso del 2024, una delle principali realtà del settore retail italiano, forte di una rete di 160 punti vendita, un fatturato di 700 milioni di euro e più di 3.400 dipendenti, si è trovata ad affrontare una questione cruciale per il funzionamento della logistica: la gestione degli invenduti stagionali. Fino a quel momento, questo processo si era basato su strumenti poco strutturati come email e file Excel, generando inefficienze e ritardi lungo tutta la filiera.
Il Contesto
L’azienda non cercava una rivoluzione radicale, ma desiderava una trasformazione graduale e compatibile con le abitudini consolidate delle proprie persone. Nello specifico, la richiesta era quella di mantenere la logica tabellare tipica dei file Excel, garantendo però accessi profilati e sicuri per le diverse funzioni coinvolte.
Il meccanismo operativo prevedeva che la logistica inviasse un file Excel vuoto agli area manager, i quali a loro volta lo inoltravano ai singoli punti vendita per la compilazione. I file intermedi venivano rielaborati da area manager e logistica per determinare il “giro camion” più efficiente.
I Limiti della Soluzione Precedente
La gestione manuale di una notevole quantità di informazioni (anche 200 referenze per punto vendita) portava a problematiche non trascurabili.
I numerosi file Excel, spesso incompleti o sovrascritti accidentalmente, causavano perdita di dati e rallentamenti; inoltre una mancanza di controllo centralizzato non garantiva la raccolta di tutti i dati in tempo per il ritiro.
La Soluzione Ferraguti Engineering
Per rispondere a queste esigenze, è stata progettata e implementata un’applicazione basata su SharePoint Online e Power Automate, arricchita da componenti personalizzati sviluppati con tecnologia SPFx (SharePoint Framework) e AG Grid, consentendo una visualizzazione avanzata e intuitiva dei dati.
Sharepoint On Line
Repository dati centralizzato e sicuro, con dati accessibili e protetti. Archiviazione e mantenimento del dato storico.
SPFX & AG Grid
Interfacce personalizzate per l’inserimento, la validazione e la consultazione dei dati.
Power Automate
Automazione completa del flusso: notifiche, validazione e monitoraggio automatici.
Gli accessi degli utenti e la loro operatività sono stati definiti in modo granulare tramite l’uso di gruppi M365:
Gruppo “Logistica” con pieno accesso e controllo di tutti gli aspetti dell’applicazione.
Gruppo “Area Manager” con accesso in sola lettura, con visibilità della sola area di pertinenza.
Per ciascun punto vendita è stato creato un gruppo dedicato, con accesso in scrittura ai soli dati di competenza.
Tutte le automazioni sono state implementate tramite Power Automate ed hanno permesso:
L’invio automatico di reminder ai negozi sulle deadline per la raccolta dati
La creazione e archiviazione automatica dei dati relativi a ciascun ritiro
La generazione di log operativi per ogni aggiornamento (audit trail)
I Vantaggi Concreti della Nuova Soluzione
Interfaccia intuitiva
Data entry dinamico a prova di errore. Il sistema emula, con più efficienza, l’uso dei fogli Excel
Alto tasso di automazione
Procedure veloci ed a prova di errore manuale.
Notifiche mirate
Ogni punto vendita riceve solo le notifiche pertinenti, evitando sovraccarichi e comunicazioni non necessarie.
Monitoraggio
Monitoraggio costante e report sempre disponibili. I dati sono aggiornati in tempo reale.
I Risultati dopo 12 Mesi
L’utilizzo del nuovo tool ha portato un notevole miglioramento dell’efficienza del processo, a tutti i livelli:
| Prima |
|---|
 20+ ore uomo per ritiro |
| 10+ persone coinvolte solo nella raccolta dati (escluso staff di punto vendita) |
| Oltre 200 file parziali per sessione di raccolta dati |
| Tempi e costi di ritiro e stoccaggio non ottimizzati |
| Tempi e costi di ritiro e stoccaggio non ottimizzati |
| Dopo |
|---|
 Raccolta dati semplificata in una tabella unica |
| Tempi di rielaborazione azzerati per logistica ed area manager |
| Zero email, zero file, nessuna duplicazione |
| Reminder automatici e scadenze rispettate |
| Dati sempre aggiornati e visibili a tutti i livelli |
| Riduzione di errori e tempi morti |